 |
| Marianne Gyldenpistol og Susanna Warhammar |
Informationen der bliver viderebragt i denne serie,
Projekplanlægning 101, kommer fra et Projektlederkursus som blev afholdt af
Amnesty International Sverige d. 24.-26. Januar 2014 i Stockholm arrangeret af
Marianne Gyldenpistol og Susanna Warhammar. Kursets mål var at lære dets
deltagere teknikker og metoder til at planlægge projekter og at afslutte med en
projektrapport.
Hvad er et projekt?
Et projekt er tidsbegrænset og har et tydeligt afgrænset
mål. Desuden defineres det ved at have specifikke ressourcer og særskilte
arbejdsformer.
Hvad er faserne af et projekt?
Idé fasen
 |
| Deltagere til Projektlederkurset i fuld gang med at brainstorm |
I denne fase er det vigtigt at huske på projektets baggrund
og formål. Hvad skal projektet bruges til og hvordan formidler vi det i
relation til AIs arbejde? Vurdér hvilke prioriteter AI’s arbejde har i det
tidsrum projektet foregår og sammenlign det med jeres grund for projektet –
stemmer det overens? Det kan også være vigtigt at huske på den information man
vil formidle og hvilket arbejde Amnesty
har lavet indenfor emnet. Er der evt. andre grupper der har lavet noget
lignende, eller arbejdet med emnet før, som I kan rådføre jer med?
HUSK! Den vigtigste ting ved idéfasen er at starte med at
glemme alle de ting du lige har læst og være kreativ. Brainstorm. Tænk ud af
boksen. Først efter I har været kreative kan I vurdere hvor realistisk det er,
og planlægge idéen således at det passer med baggrund og formål.
Definér opgaven
Før I planlægger jeres projekt er det vigtige at have en et
klart mål. Her kan I anvende SMARTA (Specific, Measurable, Achievable, Relevant
and Timely) som er et akronym der anvendes til at skabe et godt mål: Et mål der
er specifikt, målbart, realistisk, relevant og har et tidsrum.
HUSK! De to største fejl begået i denne fase er urealistiske
mål og urealistiske tidsplaner.
Planlægning
I denne del hvor planlægningen starter er det vigtigt at
have fokus på miljøet i gruppen. Det er vigtigt at opretholde et godt miljø ved
at lære hinanden at kende udenfor AI således at I har det godt med hinanden –
det tillader som regel et bedre samarbejde når man planlægger opgaven og dermed
en bedre projektplan! Det kan være godt at aftale de specifikke møde datoer i
forvejen og roller således at I har en klar struktur og dermed kan fokusere 100
% på projektet. Nu skal I nemlig til at tænke praktisk. Hvad er budgettet?
Opvejer udbyttet af projektet de ressourcer der er brugt på det – både
økonomisk og tidsmæssigt. Hvor skal det afholdes? Hvilket sted ville hjælpe jer
med at opnå jeres mål bedst: Kan I evt. tilslutte jer lokale arrangementer
eller samarbejde med en anden gruppe?
HUSK! De ting der ikke klargøres i starten af planlægningen
leder ofte til konflikter senere i arbejdsprocessen.
Gennemførelsen
For at gennemførelsen af ens projekt går så let som muligt
er det en god idé at lave delmål således at man har mil stolper man følger - det
gør det mere overskueligt. Det er også vigtigt at udnytte gruppemedlemmernes
kompetencer for at bruge gruppens ressourcer bedst muligt: Er der én der er
kreativ? Én der er god til at holde overblik? For at ressourcerne bliver
udnyttet optimalt er det også vigtigt at kommunikere. Er det en god idé at
mødes før et event og aftale hvordan I bedst tager fat i folk på gaden eller i
cafeteriet?
HUSK! Koordinering af projektet, både internt og eksternt, er vigtigt for at
opnå et succesfuldt projekt.Opfølgning
Opfølgning er meget vigtigere end man tror! Et projekt
indeholder adskillelige faktorer så opfølgning er nøglen til succes. Det er
vigtigt kontinuerligt at følge op på delmål og revidere projektplanen – således
at i håndterer problemer head-on. Måske havde I planlagt at holde et
arrangement udenfor men der er en storm – så må man tænke kreativt og revurdere
planen således at man stadig kan opnå sine delmål og mål. Dernæst er det super
vigtigt at lære af erfaring f.eks. skriv jer bag øret at udendørsarrangementer
skal have plan b hvis det er dårligt vejr så I ikke begår den fejl igen.
HUSK! Det er rigtig godt at dokumentere de ændringer I
foretager i løbet af processen så I kan lære af jeres erfaringer!
Afslutning
Det er som regel sværere at udføre et projekt end at
planlægge det. Sørg for at jeres projekt bliver synliggjort således at folk
møder op! Del det med andre! Hvordan gør I dette? Derudover skriv en
projektplan så i kontinuerligt har styr på delmål, deadlines og mulige
problemer.
HUSK! De sociale medier er et kæmpe forum for aktivister der
ikke har råd til at reklamere i aviser og på TV. DEL! DEL! DEL!
Evaluering
Det er altid vigtigt at evaluere således at man udvikler sig
som aktivist og som gruppe. Nåede I målet? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvordan gør I
det bedre næste gang? Evaluer både interne og eksterne faktorer. Skriv en
afslutningsrapport således at I ikke glemmer jeres erfaringer.
HUSK! Det er vigtigt at fejre at man har gjort et godt
stykke arbejde og nyde sine resultater, så hold en fest for gruppen eller hold
gruppemiddag så I opretholder jeres motivation for det fantastiske arbejde I
gør!
 |
| Marianne Gyldenpistol, Marie-Louise Hansen og Susanna Warhammar |
Nu hvor det sidste ord er skrevet til dette indlæg vil jeg fejre det med en chai latte!
Føl med næste gang:
Projektplanlægning 101: Metoder til Idéfasen
Bibliografi:
- Nygren, Sven. Projektmakaren - Om Konsten Att Skapa
Utrymme För Eldsjälar. 4th ed. Vol. 2. N.p.: Ledarinstituten, 2006. Print.
Ingen kommentarer:
Send en kommentar