Projektplanlægning 101: Det grundlæggende ved et projekt og dets faser

Marianne Gyldenpistol og Susanna Warhammar

Informationen der bliver viderebragt i denne serie, Projekplanlægning 101, kommer fra et Projektlederkursus som blev afholdt af Amnesty International Sverige d. 24.-26. Januar 2014 i Stockholm arrangeret af Marianne Gyldenpistol og Susanna Warhammar. Kursets mål var at lære dets deltagere teknikker og metoder til at planlægge projekter og at afslutte med en projektrapport.

Hvad er et projekt?

Et projekt er tidsbegrænset og har et tydeligt afgrænset mål. Desuden defineres det ved at have specifikke ressourcer og særskilte arbejdsformer.

Hvad er faserne af et projekt?

Idé fasen

Deltagere til Projektlederkurset i fuld gang med at brainstorm

I denne fase er det vigtigt at huske på projektets baggrund og formål. Hvad skal projektet bruges til og hvordan formidler vi det i relation til AIs arbejde? Vurdér hvilke prioriteter AI’s arbejde har i det tidsrum projektet foregår og sammenlign det med jeres grund for projektet – stemmer det overens? Det kan også være vigtigt at huske på den information man vil formidle og  hvilket arbejde Amnesty har lavet indenfor emnet. Er der evt. andre grupper der har lavet noget lignende, eller arbejdet med emnet før, som I kan rådføre jer med?

HUSK! Den vigtigste ting ved idéfasen er at starte med at glemme alle de ting du lige har læst og være kreativ. Brainstorm. Tænk ud af boksen. Først efter I har været kreative kan I vurdere hvor realistisk det er, og planlægge idéen således at det passer med baggrund og formål. 

Definér opgaven

Før I planlægger jeres projekt er det vigtige at have en et klart mål. Her kan I anvende SMARTA (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timely) som er et akronym der anvendes til at skabe et godt mål: Et mål der er specifikt, målbart, realistisk, relevant og har et tidsrum.

HUSK! De to største fejl begået i denne fase er urealistiske mål og urealistiske tidsplaner.

Planlægning

I denne del hvor planlægningen starter er det vigtigt at have fokus på miljøet i gruppen. Det er vigtigt at opretholde et godt miljø ved at lære hinanden at kende udenfor AI således at I har det godt med hinanden – det tillader som regel et bedre samarbejde når man planlægger opgaven og dermed en bedre projektplan! Det kan være godt at aftale de specifikke møde datoer i forvejen og roller således at I har en klar struktur og dermed kan fokusere 100 % på projektet. Nu skal I nemlig til at tænke praktisk. Hvad er budgettet? Opvejer udbyttet af projektet de ressourcer der er brugt på det – både økonomisk og tidsmæssigt. Hvor skal det afholdes? Hvilket sted ville hjælpe jer med at opnå jeres mål bedst: Kan I evt. tilslutte jer lokale arrangementer eller  samarbejde med en anden gruppe?

HUSK! De ting der ikke klargøres i starten af planlægningen leder ofte til konflikter senere i arbejdsprocessen.

Gennemførelsen

For at gennemførelsen af ens projekt går så let som muligt er det en god idé at lave delmål således at man har mil stolper man følger - det gør det mere overskueligt. Det er også vigtigt at udnytte gruppemedlemmernes kompetencer for at bruge gruppens ressourcer bedst muligt: Er der én der er kreativ? Én der er god til at holde overblik? For at ressourcerne bliver udnyttet optimalt er det også vigtigt at kommunikere. Er det en god idé at mødes før et event og aftale hvordan I bedst tager fat i folk på gaden eller i cafeteriet? 

HUSK! Koordinering af projektet, både internt og eksternt, er vigtigt for at opnå et succesfuldt projekt.

Opfølgning

Opfølgning er meget vigtigere end man tror! Et projekt indeholder adskillelige faktorer så opfølgning er nøglen til succes. Det er vigtigt kontinuerligt at følge op på delmål og revidere projektplanen – således at i håndterer problemer head-on. Måske havde I planlagt at holde et arrangement udenfor men der er en storm – så må man tænke kreativt og revurdere planen således at man stadig kan opnå sine delmål og mål. Dernæst er det super vigtigt at lære af erfaring f.eks. skriv jer bag øret at udendørsarrangementer skal have plan b hvis det er dårligt vejr så I ikke begår den fejl igen.

HUSK! Det er rigtig godt at dokumentere de ændringer I foretager i løbet af processen så I kan lære af jeres erfaringer!

Afslutning

Det er som regel sværere at udføre et projekt end at planlægge det. Sørg for at jeres projekt bliver synliggjort således at folk møder op! Del det med andre! Hvordan gør I dette? Derudover skriv en projektplan så i kontinuerligt har styr på delmål, deadlines og mulige problemer.

HUSK! De sociale medier er et kæmpe forum for aktivister der ikke har råd til at reklamere i aviser og på TV. DEL! DEL! DEL!

Evaluering

Det er altid vigtigt at evaluere således at man udvikler sig som aktivist og som gruppe. Nåede I målet? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvordan gør I det bedre næste gang? Evaluer både interne og eksterne faktorer. Skriv en afslutningsrapport således at I ikke glemmer jeres erfaringer.

HUSK! Det er vigtigt at fejre at man har gjort et godt stykke arbejde og nyde sine resultater, så hold en fest for gruppen eller hold gruppemiddag så I opretholder jeres motivation for det fantastiske arbejde I gør!

Marianne Gyldenpistol, Marie-Louise Hansen og Susanna Warhammar

Nu hvor det sidste ord er skrevet til dette indlæg vil jeg fejre det med en chai latte!

Føl med næste gang:

Projektplanlægning 101: Metoder til Idéfasen

Bibliografi:

- Nygren, Sven. Projektmakaren - Om Konsten Att Skapa Utrymme För Eldsjälar. 4th ed. Vol. 2. N.p.: Ledarinstituten, 2006. Print.

 - http://www.amnesty.se/

WIRE Januar/Februar

Hvis man har en interesse for Amnesty International, menneskerettigheder og aktivisme eller bare vil læse interessante, rørende og skræmmende beretninger fra alle afkroge af vores planet, så kan vi varmt anbefale Amnestys globale magasin "Wire". Her er altså hverken tale om musikmagasinet, tv-serien eller bandet - Men derimod et magasin med fokus på Amnesty's kampagner, research og aktive, der sammen kæmper for menneskerettigheder.

I Januar/Februar-udgaven er fokus blandt andet på "My Body, My rights"-kampagnen, der med begyndelse i marts, sætter fokus på mange aspekter af seksuelle og kropslige rettigheder. Man kan blandt andet læse om den marokkanske kvinde Amina Filali, der i 2012 begik selvmord efter et tvangsægteskab med en mand, der havde voldtaget hende, og om Beatriz fra El Salvador, der nær mistede livet under en livstruende graviditet, da hun grundet landets strenge lovgivning ikke måtte få en abort.

Man kan også læse artikler om det fantastiske arbejde der udføres af menneskerettighedsaktivister i blandt andet Burkina Faso hvor sex er et tabu, i Turkmenistan hvor udenlandske medier er forment adgang og i USA, hvor youth-aktivister i efteråret rejste landet rundt med deres "Game of Drones"-kampagne for at sætte fokus på militærets brug af droner i f.eks. Pakistan.

"WIRE" udkommer hver anden måned og kan læses online på Amnesty Internationals globale hjemmeside

Amnesty youth-dag

Tilbage i november holdte Amnesty en youth-dag for alle interesserede og engageret i de forskellige youth-grupper på diverse gymnasier i hele landet. Dagen var fyldt med spændende foredrag af Gonzalo Vargas og Maryam al-Khawaja, samt relevante workshops som grupperne kan bruge i deres videre arbejde.

Første foredrag var med dansk-chilenske Gonzalo Vargas, der kom til Danmark på fulgt fra Pinochets militærstyre i Chile. Gonzalo arbejdede for Allendes regering frem til militærkuppet i 1973. Efter kuppet blev han taget til fange, og måtte se sin ven og tidligere sekretær angive ham som en farlig socialistisk ideolog. Det betød at Gonzalo blev sendt i fangelejr, hvor han oplevede tortur, fysisk såvel som psykisk. Gonzalo var på trods af alle forfærdelighederne i stand til at holde modet oppe. Han beskrev også hvordan han en dag modtog et brev, mens han stadig var i fangelejren. Han beskriver hvordan dette brev gav ham et håb og tro på overlevelse. Brevet var fra Amnesty International, og der stod, at man vidste han var der, og at man arbejder på at få ham fri, hvilket også lykkedes. Dog var han stadig i juntaens søgelys, og endte med at bo på den danske ambassade indtil han kunne komme til Danmark som politisk flygtning. Han havde også en pointe om at man skulle tilgive sine bødler, for de var også mennesker, og havde noget godt i sig, de var bare blev manipuleret. Da Gonzalo kom tilbage til sit hjemland efter juntaens fald mødte han sin gamle sekretær, der også havde været hans bøddel. Han snakkede med ham, og fortalte, at han var tilgivet, dog brød han sammen og sagde undskyld og han havde det forfærdeligt med hvad han havde gjort. Gonzalos historie var meget følelsesladet og så også ud til at gøre et stort indtryk.

Efterfølgende havde vi workshops, hvor vi havde henholdsvis en presseworkshop om hvordan man skriver et læserbrev og en Skriv-for-liv-workshop, der handler om den aktuelle kampagne, der startede i november, og forsatte i december. I presseworkshoppen fik vi først et indblik i hvordan et godt læserbrev bygges op. Derefter skulle vi selv sidde i grupper og arbejde på at udarbejde en overskrift, en indledning og en kort redegørelse for hvad der ellers skulle stå. I den anden workshop skulle vi se på sagerne fra Skriv-for-liv kampagnen, hvor vi skulle diskuterer hvilke menneskerettigheder, der bliver krænket. Dette gav et mere konkret indblik i hvad Amnestys beskæftiger sig med, hvor det også var lærerigt at kunne bruge menneskerettighederne i praksis.

Sidste foredrag på dagen var med Maryam al-Khawaja, der er datter til den dansk-bahrainske Abdulhadi al-Khawaja, der lige nu sidder fængslet i Bahrain for fredligt at have demonstreret for at fremme menneskerettigheder og demokrati i Bahrain. Hun fortalte om forholdene i fængslet for sin far, hvor han har været udsat for tortur, samt blev tvangsfodret under sultestrejken som Abdulhadi gennemførte under stor mediebevågenhed fra Danmark. Hun fortalte også hvordan man kunne gøre en forskel i organisationer som Amnesty blandt andre. Yderligere fokuserede hun også på mediernes rolle i denne sag, dog har medierne ikke så meget fokus på Bahrain-problematikken, da der ikke er meget nyt at rapportere om. Det var meget spændende at høre én så tæt på en person, der sidder som samvittighedsfange fortælle hvilken forskel man kan gøre, og at det betyder noget for personen, at andre gør noget.

Dagen blev sluttet af i mindre formelle rammer med en god aftensmad og en gang speed dating, så man også kunne snakke med andre end dem fra ens egen gruppe.